Wnętrza
WNĘTRZA

Sposoby na biurowe dokumenty

  • Komentarze

Sposoby na biurowe dokumenty

Fot. Everspace - szafa OGI, producent MDD

  • Sposoby na biurowe dokumenty
  • Sposoby na biurowe dokumenty
  • Sposoby na biurowe dokumenty
  • Sposoby na biurowe dokumenty
  • Sposoby na biurowe dokumenty

Porządek w dokumentacji i prawidłowe ich przechowywanie wpływa na jakość bieżącej pracy każdego przedsiębiorstwa. Pozwala na szybkie znalezienie potrzebnych materiałów, a także pomaga utrzymać przestrzeń w należnym porządku. Everspace podpowiada, na co zwracać uwagę planując biuro pod kątem przechowywania i archiwizowania dokumentów.

Myśląc o meblach biurowych, skupiamy się na krzesłach i biurkach, które zapewnią wygodę i prawidłową postawę osób przy nich pracujących. Niemniej ważne są jednak systemy przechowywania dokumentów, najróżniejsze regały, szafy i szafki. Pozwolą one utrzymać ład w przestrzeni, ale również skutecznie archiwizować i chronić ważne dokumenty.

Najważniejsze w zasięgu ręki

Mówi się, że niemal wszystko, co związane jest z pracą biurową jest w stanie zmieścić się w komputerze. Czasem potrzebujemy jednak miejsca na podręczne dokumenty, wydruki, wizytówki, specjalistyczną prasę czy literaturę. Ciężko wszystko zmieścić na blacie biurka, a jeszcze trudniej zapanować nad porządkiem na nim, kiedy ważnych pism przybywa. Pomocne są tu odpowiednie segregatory, teczki i pojemniki na wydruki. Warto także pomyśleć o kontenerach z szufladami i półkami, które zmieszczą się pod biurkiem, dzięki czemu nie zmniejszą przestrzeni biurowej. Najlepiej, aby były zamykane na kluczyk, wtedy każdy pracownik będzie miał pewność, że potrzebne mu dokumenty i materiały zawsze będą w miejscu, w którym je położył.

Biurowe archiwa

Pewne ważne dokumenty muszą być przechowywane nawet przez 5 lat, a do tego potrzebna jest odpowiednia przestrzeń.  W małym biurze wystarczy regał lub szafa na segregatory. Duże firmy często przeznaczają na swoje archiwa całe pomieszczenia. Gromadzone umowy, faktury i dokumenty dotyczące pracowników wymagają odpowiedniego zabezpieczenie. Wiele z nich jest tajnych, dlatego nie mogą trafić w niepowołane ręce. Tu z pomocą przychodzą systemy szafek na segregatory i teczki biurowe, które można zawiesić na odpowiednich szynach. Muszą być zabezpieczone zamkami, a nawet szyframi, do których klucze będą miały wyłącznie osoby upoważnione.

Organizacja przechowywania

Z biegiem lat w każdej firmie dokumentów przybywa. Metody ich przechowywania i archiwizowania muszą więc być bardzo przejrzyste i ściśle określone. W tej kwestii sprawdza się opracowanie i spisanie instrukcji, która będzie szczegółowo ustalała, w jaki sposób i w którym miejscu mają być archiwizowane dokumenty. Dzięki temu, pracownicy będą mogli je łatwo odnaleźć nawet po wielu latach.

Planując organizację biura pod kątem przechowywania dokumentów, zwłaszcza dużego przedsiębiorstwa, warto powierzyć projekt firmie, która ma wieloletnie doświadczenie, a w swoim portfolio realizacje dla międzynarodowych koncernów, na przykład Everspace (www.everspace.pl). Pomoże ona nam nie tylko w jak najlepszej aranżacji przestrzeni, ale też podpowie jak najlepiej – funkcjonalnie i funkcjonalnie i zabezpieczyć ważne firmowe dokumenty.  

przeczytaj rowniez
  • Zadbaj o kręgosłup w biurze!
    Zadbaj o kręgosłup w biurze!

    Światowa Organizacja Zdrowia klasyfikuje przewlekłe okresy spędzane w pozycji siedzącej, bez ruchu, jako ryzyko dla zdrowia. W przypadku wielu współczesnych zawodów, trudno jednak wyobrazić sobie inny sposób pracy, niż przed komputerem, zatem przy biurku. To oznacza, że potrzebne są nowe rozwiązania, niwelujące niekorzystny wpływ pracy biurowej na kondycję całego organizmu. Jedną z takich innowacji jest umożliwienie pracownikom poruszania się nawet w pozycji siedzącej. więcej

  • Meble biurowe a nowe technologie
    Meble biurowe a nowe technologie

    Na pierwszy rzut oka są niewidoczne, ale z uwagi na postępującą dynamikę pracy, stają się coraz bardziej przydatne. W meblach biurowych kryją się technologie ułatwiające codzienną pracę. Funkcjonalność i innowacje nie wykluczają estetycznego i minimalistycznego wzornictwa. więcej

  • Nowoczesne biuro w miejscu dawnej fabryki spirytusu
    Nowoczesne biuro w miejscu dawnej fabryki spirytusu

    Za projekt biura firmy Stalgast w Centrum Praskim Koneser odpowiada warszawska pracownia MADAMA. Architekci zadbali o to, by przestrzeń była spójna z unikatową historią tego miejsca. więcej

  • Kim jest Maja Ganszyniec, twórczyni kolekcji SONA?
    Kim jest Maja Ganszyniec, twórczyni kolekcji SONA?

    „Wierzę w sens tworzenia innowacyjnych, pięknych i przyjaznych przedmiotów” – mówi Maja Ganszyniec, twórczyni kolekcji mebli modułowych SONA dla marki NOTI dostępnych w EVERSPACE. Jedną z charakterystycznych cech SONY są blendy mocowane do oparć siedzisk (niska jest przeznaczona do zachowania otwartej formy fotela lub sofy, wysoka – dla komfortu i prywatności). Z kolei stoliki wyposażone są w praktyczne dodatki: przymocowane lampki dodające przytulnego charakteru oraz zainstalowane w blatach media porty do ładowania urządzeń mobilnych. więcej

Data publikacji: 13.02.2018 14:14
do góry
uaktualnij licznik
Miesięcznik architektura
W numerze 04/2017:
  • Muzeum II Wojny Światowej w Gdańsku
  • Aparthotel Lwowska 1 w Krakowie
  • Węzeł przesiadkowy w Solcu Kujawskim
  • Apartamenty LEA 251 w Krakowie
  • więcej
Żaden utwór zamieszczony w serwisie nie może być powielany i rozpowszechniany lub dalej rozpowszechniany w jakikolwiek sposób (w tym także elektroniczny lub mechaniczny) na jakimkolwiek polu eksploatacji w jakiejkolwiek formie, włącznie z umieszczaniem w Internecie - bez pisemnej zgody TIME S.A. Jakiekolwiek użycie lub wykorzystanie utworów w całości lub w części z naruszeniem prawa tzn. bez zgody TIME S.A. jest zabronione pod groźbą kary i może być ścigane prawnie.